Ta strona wykorzystuje pliki cookies i zapisuje je na Twoim urządzeniu. Pozostając na stronie akceptujesz taki stan rzeczy. akceptuję czytaj więcej

mtmPersonalAssistant

mtmPersonalAssistant

Zaimplementowaliśmy system, dzięki któremu zawsze jesteśmy na bieżąco. Czy słyszeliście o człowieku nazwiskiem David Allen? Opracował on metodę Getting Things Done (GTD), którą opisał w książce o tym samym tytule. Jeśli ktoś chce zacząć już teraz korzystać z naszej interpretacji tej metody, opiszemy ją poniżej i zachęcamy do jej stosowania, ale zapraszamy również do lektury książki Allena, bo zdecydowanie warto. Jeśli nie macie ochoty na szczegółowy opis metody (jest dość długi), może wystarczy szkic, który przedstawiamy na końcu artykułu (pomiń opis systemu i instrukcję obsługi, przejdź do ostatniego akapitu). Jeśli skrócona wersja nie będzie do końca jasna - wróć do szczegółowego opisu.

Szczegółowy opis systemu

Zgodnie z założeniami systemu każdą myśl, zadanie, bodziec zewnętrzny lub wewnętrzny należy traktować jak sprawę przychodzącą, którą trzeba odpowiednio obsłużyć. Typowe sprawy przychodzące to na przykład: muszę podlać kwiaty, podpisać umowę z telewizją kablową, poszukać nowej pracy, znaleźć prezenty dla rodziny, zadzwonić do Krzysztofa, wystawić stare spodnie w serwisie aukcyjnym itd. Jak postępować ze sprawą przychodzącą? Bardzo prosto - musimy ją usunąć z głowy. Jak? Wystarczy ją załatwić lub zapisać. Banalnie proste!

Nawet teraz przychodzą Wam do głowy rzeczy, które nie pozwalają się skupić, które odwracają Waszą uwagę. Zapiszcie je na kartce - serio. Będzie ich stopniowo coraz mniej, aż w końcu przyjdzie moment, w którym głowa się oczyści i osiągniecie pełnię skupienia. Sprawy przychodzące, jeśli nie zostaną załatwione lub zapisane, dają o sobie znać gdy Wasz umysł może pozwolić sobie na chwilę retrospekcji (podczas nudniejszych opisów w książkach, filmu czy próby zrelaksowania się na plaży). Czy nie spotkaliście się nigdy z sytuacją, że czytając książkę nagle orientujecie się, że nie macie pojęcia jak bohater znalazł się w danej sytuacji i musicie cofnąć się o kilka stron? Właśnie w takich momentach bardziej lub mniej świadomie analizujemy sprawy do załatwienia.

Każda sprawa przychodząca musi zostać niezwłocznie załatwiona lub zapisana (usunięta z naszego wewnętrznego systemu). Jak zatem zdecydować kiedy sprawę załatwić, a kiedy zapisać? Otóż powinniśmy ustalić sobie czas na załatwienie sprawy przychodzącej. Zgodnie z metodą GTD czas ten wynosi dwie minuty. Tak, dwie minuty! Na początku brzmi to niedorzecznie, ale przekonacie się, że w zupełności wystarczy. Zatem gdy przychodzisz rano do pracy i atakuje Cię sześćdziesiąt spraw przychodzących, ich załatwienie lub zapisanie teoretycznie nie zajmie Ci więcej, niż dwie godziny (zobaczycie, że zamkniecie się w połowie tego czasu). Jeśli możemy sprawę załatwić w dwie minuty (nie trzy, nie pięć), to ją załatwiamy, a w przypadku, gdy tego czasu nam nie starczy, zapisujemy ją.

Ale gdzie i w jaki sposób zapisywać sprawy do załatwienia?

Sprawy przychodzące dzielimy na dwie kategorie: notatki (znane również jako elementy ToDo, listy zadań na dziś itd.) i wydarzenia. Notatka, to sprawa, którą trzeba załatwić lecz nie określamy czasu, w którym musi to nastąpić (jej wykonanie może nastąpić o dowolnej porze). Wydarzenie to sprawa, którą należy załatwić w konkretnym czasie. Notatki lądują na liście notatek, a wydarzenia w kalendarzu i w zasadzie w tym momencie jesteśmy uzbrojeni w teorię, a raczej w jej najbardziej uproszczoną wersję, dotyczącą efektywnego zarządzania sobą w czasie. Gdy usuniemy wszystkie sprawy przychodzące z naszej głowy (poprzez ich załatwienie lub zapisanie) możemy na spokojnie usiąść do naszych notatek, przeanalizować je i przygotować plan działania.

Jak postępować z wydarzeniami?

Tu sprawa jest dość prosta, ponieważ jeśli kiedyś zdecydowaliśmy, że dane wydarzenie musi zostać załatwione właśnie dziś o 10:00, to tak właśnie ma być. Wydarzeń nie odkładamy, nie stwierdzamy, że możemy załatwić to później. Dziś to dziś, dziesiąta to dziesiąta,chyba, że klient odwoła lub odłoży spotkanie - wówczas traktujemy wydarzenie jako załatwione i tworzymy nowe wydarzenie!

Jak postępować z notatkami?

Przeglądamy listę notatek i wybieramy tą, która w danej chwili uznajemy za najważniejszą i zaczynamy ją analizować. Zastanawiamy się co musi się wydarzyć, aby tą sprawę uznać za załatwioną. W ten sposób (zgodnie z algorytmem dziel i rządź) każde zadanie (każda notatka) zostanie podzielone na etapy. Jak się pewnie domyślacie każdy z etapów powinien zostać potraktowany jak sprawa przychodząca, a zatem jeśli możemy ją załatwić w dwie minuty - to załatwiamy, a jeśli nie - zapisujemy zgodnie z zasadami dotyczącymi spraw przychodzących.

Kiedy przeglądamy listę notatek i wydarzeń?

Tak często, jak to możliwe. Przed spotkaniem, po spotkaniu, w sklepie, przed snem, zawsze. Dzięki temu z jednej strony zawsze wiemy co się wokół nas dzieje i nic nie może nas zaskoczyć. Z drugiej strony zerknięcie do planera na koniec dnia pracy, przed spotkaniem, przed snem daje nam poczucie spełnienia i kontroli. Mamy pewność, że nikogo nie zawiedliśmy i żadna sprawa na nas nie czeka.

Metoda w działaniu

Jeśli nie wszystko jest do końca jasne, poniżej przykład, który powinien nieco rozjaśnić zasady działania:

Zaczynamy standardowy dzień pracy: pierwszy mail - dział analiz prosi o zebranie danych dotyczące sprzedaży w moim regionie. Czy załatwię tą sprawę w dwie minuty? Jasne - wystarczy wysłać e-mail do wszystkich handlowców z prośbą o dane dotyczące ich sprzedaży. Załatwione. Oczywiście powinniśmy sprawdzić czy handlowcy odpowiednio wykonają zlecone im zadanie. Nie możemy tego zrobić teraz w dwie minuty, więc zapisujemy notatkę. Jaką notatkę? Na wykonanie zadania przydzieliliśmy handlowcom dwa dni, więc powinniśmy ich skontrolować dokładnie za dwa dni. Tworzymy wydarzenie z terminem realizacji za dwa dni o 14:00. Sprawa załatwiona i zapomniana. Przestaje chodzić nam po głowie, mamy spokój.

Kolejna sprawa: szef prosi o spotkanie we wtorek o 12:00. Czy załatwię to teraz w dwie minuty - nie. Tworzę wydarzenie z datą wtorkową i godziną dwunastą. Trzeci mail: "szefie, czy mogę dać klientowi rabat x% przy zamówieniu y sztuk?" Czy odpiszę w dwie minuty - tak. "Zgoda" lub "Możesz, ale z% przy 1000szt." Sprawa załatwiona i zapomniana. Czwarty mail: Szef prosi o nową ofertę handlową. Czy przygotuję ofertę teraz w dwie minuty? Nie. Czy jest jakiś deadline? Nie - zapisuję notatkę "przygotować nową ofertę sprzedaży". Właśnie przyszło mi do głowy, że nie podlałem kwiatów w domu. Czy załatwię to teraz w dwie minuty? Jeśli ktoś jest w domu, mogę do niego zadzwonić, aby zrobił to za mnie, więc sprawa załatwiona i zapomniana. Jeśli nie - zapisuję notatkę. I tak dalej, aż skrzynka mailowa będzie pusta, a wszystkie spawy zostaną obsłużone.

Teraz jest czas na spokojnie zerknąć do wydarzeń. Dziś tylko klient o 12:00, więc mam trochę czasu. Przeglądam listę notatek. Dla jasności i dla uproszczenia: mamy na liście nową ofertę i podlanie kwiatów. Kwiatów teraz nie podleję, ale skoro do spotkania jeszcze dwie godziny, może uda mi się zrobić nową ofertę? Zaczynamy: Muszę poszukać nowych zdjęć do oferty. Czy mogę to zrobić w dwie minuty - jasne. Dzwonię do marketingu i proszę o przygotowanie zdjęć produktu x, ustalam termin realizacji i zapisuję wydarzenie nakazujące o określonej porze przypomnieć się odpowiednim osobom. Co dalej? Muszę przygotować listę naszych największych osiągnięć. Dam radę teraz? Nie - zapisuję notatkę "przygotować listę osiągnięć". Muszę przygotować treści - notatka. I tak dalej. Gdy nie przychodzi mi już do głowy kolejny etap, może oznaczyć notatkę "przygotować ofertę" jako zrealizowaną.

Aktualnie na liście notatek mamy kwiaty, "przygotować listę osiągnięć" i "przygotować treści". Zaczynamy od osiągnięć. Szukamy etapów. Każdy z handlowców może przesłać listę swoich osiągnięć - wysyłam e-mail. Załatwione. Dział analiz posiada dokładne dane - e-mail; załatwione. Zapisuję wydarzenia dotyczące terminu zwrotu danych. Sprawa załatwiona - notatka "przygotować listę osiągnięć" zostaje oznaczona jako załatwiona.

Na liście zostają kwiaty i treść oferty. Zabieram się za przygotowanie planu oferty. Na podstawie przemyśleń przygotowuję notatki w stylu "przygotować treść o nas", "przygotować treść opis produktu" itd. Teraz mając bardzo szczegółowy plan działań mogę spokojnie krok po kroku realizować zadania z listy. Pewnie do 12:00 (do spotkania) oferta będzie gotowa (wystarczy uzupełnić ją w zdjęcia i osiągnięcia). O 13:00 kończę spotkanie i moja dzisiejsza lista jest pusta.

Ulga i poczucie spełnienia

Czy pamiętacie uczucie, które pojawia się bezpośrednio przed urlopem, gdy ciężko pracowaliście by przekazać komuś wszystkie sprawy, by załatwić wszystko co da się załatwić, by kolegi czy koleżanki nie spotkała jakaś przykra niespodzianka pod Waszą nieobecność? To piękne uczucie, ale nie wiąże się z początkiem urlopu, a jedynie ze spełnionym obowiązkiem, z czystym sumieniem. To poczucie, że zasłużyłem na ten urlop, bo wszystkie moje sprawy z całego roku właśnie dziś zostały załatwione. Dzięki metodzie GTD, a nawet dzięki naszej interpretacji tej metody będziecie się tak czuć codziennie! Codziennie będzie ostatni dzień pracy. Codziennie będziecie spokojni i pewni, że nad wszystkim panujecie. Będziecie skoncentrowani, wypoczęci wszystkie problemy znikną, bo nawet najtrudniejsze zadania zostaną przez Was na spokojnie przeanalizowane i podzielone na etapy, które okażą się trywialne. Mało tego!

mtmPersonalAssistant

Stosując system mtmPersonalAssistant zawsze będziecie mieli dostęp do swojej podręcznej pamięci, do swojego osobistego asystenta. System dostępny jest na każdym urządzeniu - nawet jeśli nie jest to Twoje urządzenie! Wyobraź sobie, że jesteś z przyjaciółmi na koncercie i przychodzi Ci do głowy świetny plan. Musisz go szybko zapisać. Na kartce? Spocisz się skacząc pod sceną i jak wrócisz do domu, na kartce będzie tylko niebieska plama. Zresztą skąd kartka i długopis na koncercie?!? Wyciągasz telefon logujesz się do systemu, robisz notatkę i wracasz do zabawy.

Jesteś w restauracji, znajomy zaproponował ciekawy film i obawiasz się, że zapomnisz tytułu? Nic prostszego - wyciągasz telefon i zapisujesz notatkę. Nie masz telefonu - może kolega ma. System dostępny jest z każdego urządzenia. Korzystając z mtmPersonalAssistant wszystkie notatki, zapiski, zeszyty, żółte karteczki, kalendarze i "kapowniki" masz zawsze i wszędzie przy sobie. Jeśli nie spodoba Ci się nasza interpretacja, a w zasadzie nasze uproszczenie, zachęcamy do korzystania z metody Getting Things Done opisanej w książce Davida Allena. Nasz system sprawdza się również przy pełnej metodzie.
 

 

Skrócony opis działania

Uwaga! Jeśli przetrwałaś / przetrwałeś opis szczegółowy, ten poniżej możesz sobie odpuścić :-)

Każdą sprawę przychodzącą (każdy e-mail, każda myśl, każde polecenie) obsługujemy w następujący sposób: jeśli możemy ją załatwić w dwie minuty, załatwiamy lub delegujemy. Jeśli nie - zapisujemy w systemie zgodnie z następującym wzorem. Jeśli zadanie należy wykonać o określonym czasie - tworzymy wydarzenie, a jeśli w dowolnym czasie - tworzymy notatkę. Gdy wszystkie sprawy przychodzące zostaną obsłużone, siadamy do listy notatek i każdą z nich dzielimy na etapy, a każdy etap traktujemy jak sprawę przychodzącą. System mtmPersonalAssistant naszego autorstwa pomaga stosować opisaną powyżej metodę w życiu codziennym - zarówno w pracy, jak i w szkole czy w domu. System dostępny jest na wszystkich urządzeniach z dostępem do Internetu przez przeglądarkę (komputer, tablet, smartfon).

 

Jeśli uznasz, że warto korzystać z mtmPersonalAssistant, poleć nas znajomym.

Miłego dnia!

mtmPersonalAssistant | Twój osobisty asystent | organizer dostępny na każdym urządzeniu

do góry